Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Dalammerespon pesan-pesan secara positif dalam penyampaiaannya perlu memperhatikan beberapa hal-hal sebagai berikut :

1. Ide-Ide pokok yang jelas, Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung pada umumnya diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas yang berkaitan dengan apa pesan-pesan positif yang akan disampaikan kepada pembaca. hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu : (1) menyampaikan informasi dan (2) mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan.
2. Penjelasan rinci, Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta perlu pernjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan point-point secara lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan. Disamping memberikan penjelasan yang rinci pada bagian pertengahan, Anda juga harus dapat menjada pokok bahasa yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.
3. Penutup surat, Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika membaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada pembaca bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka. Lagi pula yang takboleh dilupakan adalah bagian penutup surat dengan satu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain. Kalau anda merasa senang ketika orang lain menghargai ide atau gagasan anda, maka berlatihlah untuk menghargai orang lain.