Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan , dalam proses penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

1. Perencanaan, dalam fase perencanaan dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok dan saluran/media yang akan digunakan dalam penyampaian pesan.
2. Pengorganisasian, pengorganisian ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasan.
3. Revisi, perhatikan pada kata-kata, kalimat dan paragraf yang melalui kedua tahap sebelumnya telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi seperlunya, sehingga apa yangdirencanakan sebelumnya dicapai seefektif mungkin.

B. Panentuan Tujuan

1. Tujuan harus jelas, karena akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki, dalam suatu organisasi tujuan yang jelas akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup ; (1) Keputusan untuk meneruskan pesan, (2) Keputusan untuk menanggapi audiens, (3) Keputusan untuk memusatkan isi pesan dan (3) Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan.
2. Tujuan komunikasi bisnis, secara umum ada tiga tujuan komunikasibisnis, yaitu (1) Memberi informasi (informing), (2) Melakukan persuasi (persuading) dan (3) Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.
3. Cara menguji Tujuan, dalam menguji tujuan perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan sebagai berikut : (1) Apakah tujuan tersebut realistik? (2) Apakah waktunya tepat, (3) Apakah orang yang mengirimklan pesan sudah tepat?, (4) Apakah tujuannya selarasdengan tujuan organisasi perusahaan? 

C. Analisis Audiens

Bila kumonikasi telah memiliki maksuda dan tujuan secara jelas, maka langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens.

1. Cara mengembangkan profil audiens, yang mencakup (1) menentukan ukurandan komposisi audiens (2) Siapa audiensnya (3) Reaksi audiens (4) Tingkat pemahaman audiensnya (5) Hubungan komunikator dengan audiensnya
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuah informasi.
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasi audens.

D. Penentuan ide pokok

1. Teknik curhat pendapat yang dapat digunakan anatara lain : (1) Storyteller's tour (2) Radom List (3) Conclusions, Findings, Recomendations worksheet (4) Journalistic approuch (5)Questions and answer chain
2. Pembatasan cakupan,sehingga penyajian informasi kepada audiens dapat lebih dipersingkat dan jelas.

E. Seleksi saluran dan Media
Dalam penyampaiannya saluran media ini ada dua saluran tersebut yaiut :

1. Komunikasi lisan
2. Komunikasi tertulis